Lors de la prise d’initiative de la ZAC le 6 juillet 2011, après avis des communes de Gif-sur-Yvette, Orsay et Saint-Aubin, plusieurs modalités de concertation ont été définies :

– la parution d’un avis d’engagement de la concertation préalable dans deux journaux locaux ;
– l’affichage de la délibération d’engagement de la concertation préalable en mairies d’Orsay, Gif-sur-Yvette et de Saint-Aubin ainsi qu’à la Communauté d’Agglomération du Plateau de Saclay (aujourd’hui Communauté d’Agglomération Paris-Saclay) ;
– la parution d’articles dans les publications communales et intercommunales, ainsi que sur les sites internet de l’EPAPS, des villes et de la Communauté d’Agglomération ;
– la création d’une adresse internet permettant de recueillir remarques, avis et propositions ;
– l’organisation de réunions publiques ;
– l’ouverture de registres d’observations mis à la disposition du public en mairie d’Orsay, Gif-sur-Yvette et Saint-Aubin et dans les locaux de la Communauté d’Agglomération. Ces registres seront accompagnés des documents relatifs à l’opération, au fur et à mesure de leur élaboration ;
– la publication d’un bilan des remarques du public après chaque étape de concertation.

Ces modalités ont été approuvé par les Conseils municipaux des villes de Gif-sur-Yvette (17 juin 2011), Saint-Aubin (21 juin 2011) et Orsay (29 juin 2011).

Trois phases de concertation ont eu lieu successivement, chacune avec ses spécificités : les deux premières phases ont présenté les objectifs et les orientations du projet tandis que la troisième phase a présenté le projet modifié suite aux apports des deux précédents temps d’échanges.

1. Première étape : décembre 2011 – septembre 2012
Cette première étape visait à présenter les enjeux du projet. Celle-ci s’est composée :
– de réunions publiques : le 12 décembre 2011 à Orsay et le 14 décembre 2011 à Gif-sur-Yvette ;
– d’une exposition publique, de janvier à juillet 2012, dans les mairies, le siège de la Communauté d’Agglomération et sur le campus de l’université Paris-Sud ;
– de la mise à disposition de registres papier en mairie et au siège de la Communauté d’Agglomération tout au long de la concertation ;
– de la création de pages dédiées à cette concertation sur le site institutionnel de l’EPA Paris-Saclay.

2. Deuxième étape : octobre 2012 – septembre 2013
Cette deuxième étape a présenté les évolutions du projet suite aux échanges et retours lors de la première étape de concertation et s’est composée :
– de réunions publiques : le 16 octobre 2012 à Gif-sur-Yvette, le 11 mai et le 19 octobre 2012 à Saint-Aubin ; et le 26 octobre 2012 à Orsay ;
– de registres papier mis à disposition du public en mairies et au siège de la Communauté d’Agglomération ;
– d’une exposition publique de novembre 2012 à avril 2013 dans les mairies, au siège de la Communauté d’Agglomération mais également sur le campus universitaire du 8 janvier 2013 au 1er mars 2013.
– d’une réunion d’information à destination des étudiants, chercheurs et salariés de l’Université Paris-Sud le 8 janvier 2013.

3. Troisième étape : 9 octobre 2013 – 13 décembre 2013
Cette dernière étape de concertation est un bilan des deux précédentes étapes et a présenté une nouvelle version du projet avec les apports acquis. Elle s’est composée :
– d’une lettre d’information à disposition du public rappelant les outils de concertation, distribuée entre le 29 septembre et le 2 octobre 2013 dans les boîtes aux lettres des communes concernées ;
– d’une exposition publique en mairie, au siège de l’EPA Paris-Saclay et de la Communauté d’Agglomération ;
– de réunions publiques : le 9 octobre 2013 à Gif-sur-Yvette ; le 10 octobre 2013 à Orsay et le 11 octobre à Saint-Aubin ;
– d’une plaquette expliquant l’ensemble des orientations du projet ;
– de la mise à disposition du public, dans les trois mairies et aux sièges de l’EPA Paris-Saclay et de la Communauté d’Agglomération de l’étude d’impact, de l’avis de l’autorité environnementale et de la réponse à celle-ci ;
– de registres papier mis à disposition en mairies lors de la concertation.

Chaque étape a fait l’objet d’un bilan. Le bilan définitif a été approuvé lors du Conseil d’Administration du 13 décembre 2013.